А что если пересадить российских чиновников в опенспейс? Будут ли они работать лучше? Социологи Дарья Шубина и Дарья Рудь исследовали этот вопрос — «Медуза» публикует их выводы

Чуть больше года назад около пяти тысяч сотрудников Минэкономразвития, Минпромторга и Минкомсвязи переехали из привычных кабинетов в новый опенспейс в башне «Москва-Сити». В России это первая попытка воспроизвести мировую тенденцию: офисы госслужащих по всей планете меняются в сторону более открытых, прозрачных и демократичных пространств. Это не только позволяет экономить деньги налогоплательщиков, но и должно сделать работу чиновников более эффективной. Новое пространство повлияло на работу госслужащих сильнее, чем можно было ожидать, но и сопротивление оказалось вполне ощутимым — так что немало старых чиновных практик министерские служащие сохранили. Социологи Центра перспективных управленческих решений Дарья Шубина и Дарья Рудь изучили жизнь госслужащих, вынужденно оказавшихся в чуждых им условиях, и обобщили достижения и проблемы — в статье для нашей рубрики «Идеи».

Гипотеза. Мы ожидали, что привычные чиновникам рабочие практики будут воспроизводиться даже в новом пространстве и в новых условиях. Мы предполагали, что, даже имея единый офис, ведомства все равно не будут между собой общаться и отгородятся друг от друга. Наше предположение строилось на том, что многолетняя, если не многовековая, бюрократическая культура должна победить простую пространственную логику.

Начиная с 2000-х многие государства стали рассматривать неэффективное размещение госслужащих как проблему — в результате стартовали программы по изменению офисов для госслужащих. В Великобритании это программа The Way We Work, в Канаде — GCWorkplace и программа «умных» зданий для федеральной собственности, в Нидерландах — программа «Компактное правительство» в рамках сокращения расходов на госуправление, в Дании — Агентство по модернизации государственного управления, в задачи которого входит в том числе изменение рабочих пространств с целью повысить открытость ведомств и улучшить самочувствие сотрудников.

Что получилось

1. Сэкономить государственные деньги и сделать чиновников доступнее

Как и в большинстве зарубежных реформ пространства госслужащих, одной из целей переезда было снижение расходов. В российском случае переезд позволил сэкономить более 340 миллионов рублей в год на содержании, эксплуатации здания и расходах на охрану.

Изменился и образ «фронт-офиса» государственного ведомства. Вместе с колоннами, ковровыми дорожками и раритетными телефонами внутренней связи в прошлом остались и маленькие окна для оформления документов. Сейчас на нижнем этаже «Башни IQ» посетителей встречает открытая стойка-ресепшен для оформления пропусков.

2. Уменьшить количество «секретных» документов, то есть бессмысленных бумаг

Из-за того, что опенспейс стимулирует сотрудников больше общаться друг с другом и использовать нестандартные форматы рабочего взаимодействия, неактуальность некоторых рабочих практик становится более очевидной. В частности, это коснулось документооборота для служебного пользования (ДСП): с такими документами по правилам нельзя работать в открытых пространствах. Чтобы работать, некоторым сотрудникам, которые постоянно имели с ними дело, пришлось бы буквально прятаться от коллег.

При этом ДСП — самый низкий класс секретности, и в таких документах редко содержится что-то действительно важное. В итоге в новом офисе эти бумаги неформально приравняли к обычным.

3. Заставить людей говорить друг с другом — без волокиты и начальников

Находясь в одном пространстве, госслужащие стали проще относиться к ценности «официальной бумаги» в своей работе. Вместо сочинения очередной служебной записки можно обсудить рабочий вопрос лично с коллегами, которые находятся буквально в двух шагах от тебя. Служебные записки обычно уходили наверх к руководителям, которые должны были рассудить подчиненных и поставить новую задачу. Если раньше начальникам приходилось участвовать почти в каждой коммуникации между сотрудниками, сейчас часть вопросов стала решаться без их участия. 

4. Снизить значимость иерархии

Отказ от кабинетов — это символический акт. В общем пространстве большинство руководителей теперь на виду и на слуху (и некоторые подчиненные сочувствуют им, «вынужденным решать важные задачи в непривычной отвлекающей обстановке»), больше не нужно вслушиваться в скрип паркета за дверью, чтобы узнать, на месте ли начальник. Дистанция между сотрудниками и руководителями сократилась: теперь и те и другие — в общем пространстве и коммуникационном поле. Некоторые вопросы стали решаться быстрыми «подходами» к руководителю. Привыкнув, что руководитель открыт, многие сотрудники начинают более буднично относиться к разговору с начальником, не стесняются задавать вопросы и уточнять задачи.

Некоторые руководители, в свою очередь, довольны соседством с подчиненными. И даже рассаживают отделы так, чтобы удобнее было вести разговоры не сходя с места: напротив и вокруг начальника оказываются места тех сотрудников, с кем коммуникация происходит чаще всего. Некоторая «обнаженность» работает в обе стороны: руководитель весь день на виду, но теперь ему удобнее замечать загруженность и производительность сотрудников в течение всего дня.

5. Наладить общение не только внутри ведомства, но и между ними

Проблема функциональных колодцев — ситуаций, когда госслужащий фокусируется на реализации только собственной задачи, минимально вступая во взаимодействие и коммуникацию с остальными сотрудниками, ведомствами и потребителями госуслуг, — хроническая болезнь российской госслужбы. В ЕПК естественным образом острота проблемы снизилась: коллеги стали в прямом смысле лучше слышать друг друга и участвовать в совместной разработке конкретных решений.

В ЕПК переехали ведомства, которые много коммуницируют друг с другом, в том числе через официальные бумаги. Раньше для этого нужны были специальные «люди на ногах» — связисты между госорганами, передающие туда и обратно разные послания. После переезда такие люди исчезли за ненадобностью: во-первых, у ведомств появился общий цифровой контур; во-вторых, вживую обсудить задачи даже с коллегой из другой организации стало проще простого — прийти в гости на другой этаж или встретиться за чашкой кофе.

Возможности пообщаться в неформальной обстановке сыграли свою роль в установке эффективных коммуникаций между госорганами: как-то неловко затягивать процесс или не отвечать на телефон человеку, с которым ты каждый день обедаешь за соседними столиками.

С чем остались проблемы

К переезду чиновников почти не готовили: он случился стихийно, большинство сотрудников плохо представляли, что их ждет. Это привело к стрессу, потере лояльности к руководству и к собственным методам сопротивления.

1. В новом офисе сохранились многие старые практики

Иерархичность проявила себя в распределении мест при переезде. Кто будет сидеть у панорамного окна, кто у прохода, а кто спиной к начальнику? Оказалось, что все департаменты решали эту задачу по-разному: кто-то отдавал на откуп руководителю, кто-то тянул жребий. Но чаще всего самые «невыгодные» места — например, у прохода — доставались молодым сотрудникам, и чем выше твоя должность, тем выше шанс, что ты сможешь выбрать место поудобнее. А место в укромном углу, например за колонной, — это явный признак уважения всего коллектива. Таким образом, без слов, но посредством «распределения территорий» воспроизводятся традиционные схемы работы и ценности.

2. Самые живучие стереотипы — гендерные

В представлении большинства госслужащих женщина по-прежнему «хранительница очага» и «украшение коллектива». Исходя из этой логики, чиновники делегировали улучшение предоставленных рабочих условий своим коллегам-женщинам. Это стало «невидимой нагрузкой» для сотрудниц, когда руководители «попросили коллег-женщин приехать заранее и все тут облагородить».  

3. Пространство не стало по-настоящему общим

В ходе наблюдения мы заметили, что диваны, которые были установлены разработчиками опенспейса для отдыха и неформального общения, на деле не используются сотрудниками равномерно. Оказалось, что диваны расставлены на этаже так, будто они принадлежат конкретному департаменту — и сотрудники других департаментов не чувствуют себя вправе сидеть на них. Все уважают «чужую» территорию и защищают свою. 

Как признаются чиновники, в опенспейсе вообще важно занять территорию, чтобы на нее не покушались коллеги. Один из сотрудников, переехавших в «Сити» позже коллег из других департаментов, рассказывает, что, заметив его, «все сразу же побежали подписывать полки в общих шкафах про запас» и ставить туда пустые папки.

4. Чиновники украшают рабочие места — и это способ сопротивления переменам

Унифицированный дизайн и запрет на персонализацию рабочего места породили тактики сопротивления. Госслужащие стали приносить цветы, личные фотографии, постеры и сувениры, чтобы обозначить конкретное рабочее место как свое. Пространство, где у пользователей нет возможностей продемонстрировать свою идентичность, вызывает у госслужащих мощное отторжение. «Мы индивидуалисты, мы понавешали своих картинок, будем чуть-чуть отличаться. Если нас еще позлят, то мы зубы покажем», — признаются они в опросах.

5. Ностальгия по кабинетам не отпускает 

Чиновники мучаются ностальгией по любимым кабинетам, которая буквально определялась ими как «чувство оторванности от родины». Молодежь с меньшим опытом работы в госсекторе и на менее высоких должностях вдохновлена башней, а чиновники постарше находят обстановку спартанской.

Некоторым руководителям также сложно перейти из режима относительно закрытого и избирательного (с параллельным отделом можно похихикать, с собственными подчиненными — нет) к режиму «демократического политика», находящегося постоянно на виду.

Выводы. Исследования показывают, что тяготение к старым практикам и структурам — стандартное явление в первые месяцы и даже годы после изменений. Даже люди с высокой степенью адаптивности могут выражать недовольство и оказывать разного рода сопротивление — в ответ на неудачные архитектурные и дизайнерские решения, а также на банальное несоответствие организационной культуры принципам нового пространства. Так, в одной работе, которую опубликовало издание, посвященное физическому пространству и организационному поведению в нем, участники переезда из нескольких разрозненных офисов в новое общее пространство указывали, что расставание со старыми местами напоминало смерть семьи и переживалось крайне тяжело. И это были совсем не российские бюрократы. Так что чиновники не уникальны в своих реакциях, и дело, таким образом, не в особой «не изживаемой» бюрократической культуре. Наоборот, исследование показывает, что во многих проявлениях она довольно быстро преодолевается.